Làm thế nào để trở thành nhân viên điều phối vận tải?

Nhân viên điều phối vận tải là một nghề mới trên thị trường ngày nay. Với sự phát triển không ngừng của kinh tế và vận tải hàng hóa, nhu cầu kiểm soát và đảm bảo quá trình vận chuyển hàng diễn ra trơn tru và không có rắc rối phát sinh ngày càng quan trọng và cần thiết. Các bạn hãy cùng đi tìm hiểu về nghề nghiệp nhân viên điều phối giao hàng này trong bài viết dưới đây nhé.

Xưởng xe ba bánh MTP chuyên cung cấp các loại xe ba bánh, xe lôi và xe ba gác với chất lượng tốt nhất, đảm bảo chính hãng 100%. Các dòng sản phẩm đều có đầy đủ kích thước, mẫu mã,…, chắc chắn đáp ứng được nhu cầu vận chuyển của khách hàng. Để nhận được báo giá mới nhất và giải đáp các thắc mắc khác liên quan đến xe ba bánh, các bạn vui lòng liên hệ đến hotline 0938.551.456 (A. Sỹ) – 0949.240.345 (A. Phát).

Nhân viên điều phối vận tải là gì?

Nhân viên điều phối vận tải là một công việc thuộc ngành vận chuyển hàng hóa. Mục đích chính của nghề này là theo dõi, điều khiển nhằm đảm bảo quá trình vận tải được phối hợp nhịp nhàng và thống nhất, ít tốn kém thời gian, chi phí và tối thiểu hóa nguy cơ xảy ra thiệt hại đối với hàng hóa và công ty vận chuyển. 

Các nhân viên điều phối sẽ chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn và lập kế hoạch hoạt động rõ ràng cho từng lô hàng, đảm bảo mọi hoạt động của công ty vận tải đều mang đến những kết quả tốt nhất cho công việc. Nhóm vị trí hoạt động theo sự sắp xếp điều phối là tài xế, phương tiện vận tải và hiệu suất vận hành.

Tất cả nhân viên điều phối vận tải đều cần có cái nhìn tổng quan toàn bộ quá trình vận tải, những rủi ro có thể xảy đến trong các khâu chuyển giao và phương án dự phòng nếu có vấn đề xảy đến. Để có thể quản lý toàn bộ quá trình trơn tru và mượt mà, người đảm nhiệm vị trí này cần có kinh nghiệm làm trong ngành vận tải lâu năm, đồng thời nắm rõ các bước trong quy trình vận tải hàng hóa. 

Tổng quan về công việc của nhân viên điều phối vận tải

Để có thể mô tả công việc nhân viên điều phối vận tải, các bạn cần nắm rõ tính chất của công việc này. Hai lĩnh vực hoạt động chính của nghề này nằm ở điều phối bên trong công ty và phối hợp với các đối tác, khách hàng bên ngoài. Công việc của nhân viên điều phối vận tải cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu và kết hợp các yếu tố bên trong và bên ngoài một cách nhuần nhuyễn, đảm bảo mọi hoạt động đều thống nhất với kế hoạch đã đặt ra. 

Đối với các đối tác, doanh nghiệp có liên quan đến lĩnh vực vận tải hàng hóa

Để có thể đảm bảo quá trình vận tải được thuận lợi, công ty vận chuyển cần có sự liên kết với các đơn vị cung cấp các dịch vụ hỗ trợ như công ty forwarder, hải quan,… Một số công việc chính của nhân viên điều phối vận tải cần chú ý khi làm việc với đối tác bao gồm:

• Hợp tác với các đối tác để đưa ra chính sách, quy trình hoạt động phù hợp với tính chất của hàng hóa cũng như đảm bảo tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa chi phí
• Phối hợp với các đơn vị nhà nước có trách nhiệm liên quan để đảm bảo hoàn thành chứng từ vận tải hàng hóa
• Mở rộng thị trường kinh doanh của công ty, đảm bảo đẩy mạnh nhu cầu sử dụng vận tải của khách hàng và mở rộng tệp khách hàng

Đối với hệ thống vận tải của doanh nghiệp

Phần lớn công việc của một nhân viên điều phối vận tải là điều hành và quản lý quá trình vận tải hàng hóa của công ty vận chuyển. Do đó, các công việc chính là phối hợp với các bộ phận có liên quan trong doanh nghiệp để thực hiện quá trình vận tải.

• Lập kế hoạch vận tải cho từng dự án
• Ghi nhận phản hồi và theo dõi quá trình thực hiện vận tải trong từng khâu thực hiện để có thể kịp thời điều chỉnh và thay đổi 
• Tính toán chi phí vận tải và đưa ra các giải pháp để tối ưu hóa chi phí
• Lập báo cáo thường xuyên về tiến độ vận chuyển hàng hóa theo từng dự án
• Tối ưu kế hoạch về giải pháp thực hiện, phương tiện vận chuyển và số nhân lực sử dụng để đảm bảo mức chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất
• Thực hiện một số yêu cầu về đơn hàng và dự án theo yêu cầu của khách hàng và quản lý. 

Trách nhiệm của một nhân viên điều phối vận tải trong giao nhận hàng hóa

Với những mô tả công việc nhân viên điều phối vận tải ở trên, trách nhiệm chính của nghề nghiệp điều phối vận tải là duy trì và đảm bảo quá trình vận tải hàng hóa của công ty được thuận lợi và diễn ra nhanh chóng. Để có thể đảm bảo được trách nhiệm này, nhân viên điều phối cần có trách nhiệm như sau:

• Tiếp nhận và phân tích đơn hàng: Để có thể thu thập và tổng hợp thông tin về đơn hàng, khách hàng và lịch sử giao dịch của khách hàng đối với công ty, điều phối viên cần tiếp nhận đơn hàng để phân tích và đưa ra kết luận về việc khách hàng có nhu cầu gì, tính chất của hàng hóa cần vận chuyển và những yêu cầu kèm theo. Quá trình này giúp cho nhân viên có thể tính được báo giá và lập kế hoạch vận tải phù hợp nhất. 
• Bố trí, phân công nhiệm vụ phù hợp cho nhân sự trong kế hoạch: Để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng, nhân viên điều phối vận tải cần sắp xếp và phân công công việc cho các tài xế theo từng loại xe và loại hàng hóa. 
• Theo dõi quá trình thực hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh: Để đảm bảo có thể nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng từ nơi này đến nơi khác, nhân viên điều phối cần theo dõi thật chặt chẽ quá trình và chuẩn bị các giải pháp cho các vấn đề có thể xảy đến đối với quy trình vận tải. 
• Đảm bảo hạch toán rõ ràng chi phí trong quá trình vận tải: Để làm rõ các mức chi phí, các điều phối viên cần phối hợp với bộ phận kế toán và nhân sự thực hiện dự án vận tải để kiểm tra, tính toán và thanh toán tất cả chứng từ, hóa đơn cần thiết như xăng dầu, chi phí bốc dỡ và giao nhận hàng, lệ phí đi đường,…

Những kỹ năng cần có của một nhân viên điều phối vận tải

Để trở thành một người đảm nhiệm vị trí quản lý, điều phối giao nhận vận tải giỏi, các bạn cần liên tục trau dồi kiến thức và kỹ năng mềm để có thể đáp ứng được các yêu cầu công việc. Bên cạnh đó, các bạn có thể tham gia các khóa học về vận tải để trang bị thêm kiến thức phục vụ nghề nghiệp. Một số kỹ năng quan trọng và cần thiết của nhân viên điều phối vận tải có thể kể đến như sau:

• Kỹ năng điều phối: Thể hiện qua sự điều tiết công việc và thúc đẩy nhân sự hoạt động đúng như kế hoạch đặt ra để hoàn thành dự án vận tải đúng theo yêu cầu của khách hàng
• Kỹ năng quản lý thời gian: Tất cả các hoạt động trong kế hoạch hay khi thực hiện đều cần tuân thủ thời gian vô cùng nghiêm ngặt, tránh việc giao hàng chậm làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa của khách hàng. Do đó, kỹ năng này thể hiện qua cách kiểm soát thời gian khi làm việc và phương án, kế hoạch có thời gian, lịch trình rõ ràng, chi tiết. 
• Kỹ năng giao tiếp: Thể hiện qua cách hướng dẫn nhân sự khác thực hiện yêu cầu của kế hoạch theo đúng như mong muốn và đảm bảo thời gian tối ưu nhất. Bên cạnh đó, việc truyền thông và xây dựng hình ảnh cho công ty để mở rộng thị trường cũng vô cùng quan trọng, do đó, một nhân viên điều phối vận tải cần có khả năng giao tiếp tốt, linh hoạt và nhạy bén.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Thể hiện qua quá trình tham gia cùng nhân sự và các bộ phận khác để lên kế hoạch, vận hành công việc và đảm bảo quá trình thực hiện dự án được suôn sẻ và nhanh chóng. 

Làm thế nào để trở thành chuyên viên điều phối vận tải? 

Chuyên viên điều phối vận tải là chức vụ cao hơn so với cấp bậc nhân viên điều phối. Khi những nhân viên điều phối hàng hóa tích lũy đủ kinh nghiệm và năng lực thì có thể trở thành một chuyên viên trong ngành nghề này. Với năng lực chuyên môn nghiệp vụ đầy đủ, các chuyên viên điều phối có thể tham mưu, tổng hợp và đưa ra hệ thống kế hoạch cơ bản phù hợp với tình hình của công ty trong từng giai đoạn, đồng thời đảm bảo tối ưu hóa nhất lợi ích của khách hàng.

Về tổng quan công việc, một chuyên viên điều phối vận tải có trách nhiệm gần tương tự với những nhân viên điều phối vận tải thông thường. Tuy nhiên, với kinh nghiệm lâu năm và những kỹ năng, kiến thức có được về ngành vận tải hàng hóa, các chuyên viên có thể đưa ra những giải pháp và đề xuất thay đổi quy trình phù hợp với tình hình kinh tế hiện tại, mang đến tiềm năng phát triển mạnh mẽ cho công ty vận chuyển hàng hóa. 

Để có thể trở thành một chuyên viên trong lĩnh vực điều phối hàng hóa và vận tải, các bạn cần đảm bảo một số tiêu chuẩn sau:

• Nắm vững các quy định của pháp luật hiện hành, kiến thức chuyên sâu của lĩnh vực điều phối
• Xác định rõ các mục tiêu công việc, đối tượng quản lý, cơ chế quản lý của nghiệp vụ trong phạm vi điều phối vận tải
• Am hiểu về ngành vận tải, xuất nhập khẩu hàng hóa và đảm bảo luôn cập nhật những thông tin, quy chế mới nhất có ảnh hưởng đến lĩnh vực vận tải hàng hóa
• Có khả năng nghiên cứu, tổng kết và đề xuất, cải tiến các quy trình hoạt động của công ty, đảm bảo tiến độ thực hiện, chất lượng và hiệu quả của dự án.

Quy trình điều phối vận tải cơ bản hiện nay

Để có thể đảm bảo quá trình vận chuyển nhanh chóng, mỗi công ty vận tải đều có một quy trình điều phối hàng hóa chuyên biệt, tùy theo tình hình và cơ cấu tổ chức của công ty. Tuy nhiên, quy trình chung để có thể điều phối hàng hóa cơ bản gồm các bước sau:

• Phân tích yêu cầu, xác định mục tiêu cần thực hiện: Khi nhận thông tin từ khách hàng, nhân viên điều phối vận tải cần xác định rõ mục tiêu thực hiện, loại hàng, thời gian giao hàng, loại xe giao hàng,… 
• Chuẩn bị kế hoạch vận tải chi tiết và đầy đủ: Tất cả những thông tin cần thiết trong một quá trình vận tải, từ phân công nhân sự, phương tiện vận tải, thời gian bốc dỡ hàng dự kiến, thời gian trung chuyển ở các chặng đường,…. đều cần lên kế hoạch rõ ràng để tất cả mọi người có thể thực hiện và đảm bảo mang hàng đến nơi theo yêu cầu của khách hàng trong đúng thời gian quy định.
• Phân công và kiểm soát công việc: Nhân viên điều phối vận tải có trách nhiệm phân công và hướng dẫn công việc cho các nhân sự có tham gia trong kế hoạch. Bên cạnh đó, điều phối viên cần xác định những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình gây ảnh hưởng đến kế hoạch và chuẩn bị kế hoạch dự phòng để không gây gián đoạn dự án. 

Mua xe ba bánh chất lượng nhất Việt Nam ở xưởng xe ba bánh MTP

Với nền kinh tế không ngừng phát triển và đang tiến vào hòa nhập quốc tế, Việt Nam là một thị trường tuyệt vời để phát triển ngành vận tải hàng hóa. Bên cạnh những phương tiện vận tải cơ bản như máy bay, xe tải, tàu hỏa,… thì đối với những chặng đường có cự ly ngắn và trung bình, xe ba bánh chính là một lựa chọn tuyệt vời. Mức giá của một chiếc xe ba gác chỉ khoảng vài chục triệu đồng, tùy theo kích cỡ và tải trọng của xe. 

Với kích thước nhỏ gọn hơn nhiều so với dòng xe tải cồng kềnh, những chiếc xe ba bánh có thể len lỏi vào từng ngõ phố, đảm bảo khả năng giao nhận tận nơi cho khách hàng. Bên cạnh đó, tải trọng tối đa của một chiếc xe ba gác có thể tương đương với một chiếc xe tải nhỏ nên rất được người dân Việt Nam yêu thích và lựa chọn, đặc biệt ở các thành phố lớn như Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh. 

Xưởng xe ba bánh MTP chuyên sản xuất, lắp ráp và kinh doanh các loại xe ba gác với đầy đủ mẫu mã và tải trọng, đảm bảo đáp ứng được tất cả yêu cầu của khách hàng. Với những dòng sản phẩm đa dạng như ba gác chở người, ba gác chở sắt thép, ba bánh chở hàng rời, ba gác thương binh,… xưởng xe MTP chắc chắn sẽ khiến khách hàng hài lòng và nhanh chóng lựa chọn được một chiếc xe phù hợp.

Với dịch vụ chăm sóc khách hàng nhiệt tình, đội ngũ nhân viên kỹ thuật chuyên nghiệp và thời gian bảo hành dài hạn với tất cả sản phẩm, xưởng xe ba bánh MTP đã được các đối tác và khách hàng tin tưởng và lựa chọn trong suốt hơn 10 năm qua. Nếu khách hàng có bất cứ thắc mắc hoặc trăn trở nào chưa rõ về xe ba bánh thì vui lòng nhấc máy ngay, gọi đến hotline 0938.551.456 (A. Sỹ) – 0949.240.345 (A. Phát) của chúng tôi để được tư vấn và giải đáp tận tình nhất nhé.